Verdergaan naar hoofdinhoud

Ministerie van Algemene Zaken

Personeel & Organisatie

Startpagina
Over ons
AZ
Financien
Justitie
OCJS
TEZVT
VROMI
VSA
Nationale Ombudsman
Raad van Advies
Sociaal Economische Raad
Secretariaat Raad v Minis
Interne vacatures
Aanvullende informatie
Siteoverzicht
Contact opnemen
Aanmelding lid

Organisatieonderdeel: Min VSO / Dienst Arbeidszaken / Sectie Arbeidsmarkt

Functienaam: Medewerker Registratie

Functiebeschrijving: Administratief medewerker B

 

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een ministerie, afdeling, dienst of sectie van Sint Maarten. Binnen de functie kunnen één of meer van de onderstaande werkzaamheden verricht worden.

 

Administratieve ondersteuning

·         houdt de agenda bij en maakt afspraken;

·         bereidt interne vergaderingen voor, notuleert, werkt de notulen uit en bewaakt nakoming van gemaakte afspraken;

·         ondersteunt bij projecten, verzamelt, ordent en verzendt vergaderstukken en vormt specifieke project- en werkdossiers;

·         voert gegevens in en houdt specifieke gegevensbestanden bij;

·         stelt op basis van globale aanwijzingen correspondentie op en handelt deze af;

·         behandelt binnenkomende telefoongesprekken en verstrekt informatie van algemene en procedurele aard.

 

Management ondersteuning

·         handelt de post af en bewaakt de voortgang van de beantwoording;

·         verleent assistentie bij het beheren van de budgetten en verzamelt levert gegevens aan voor opname in overzichten en rapportages;

·         houdt afdelings-, dienst- en/of projectplanning bij, verzamelt relevante gegevens en maakt totaaloverzichten;

·         coördineert cursussen en bijeenkomsten, inventariseert en bestelt materiaal en fungeert als contactpersoon hieromtrent;

·         bewaakt en rapporteert de voortgang van de werkzaamheden onder meer bij projecten en het doen van voorstellen tot aanpassingen;

·         verzamelt en verwerkt gegevens in/uit de diverse administratieve systemen en stelt periodieke overzichten op;

·         verzamelt, beheert, bewerkt en presenteert statistisch materiaal;

·         voert diverse overige administratieve activiteiten uit, houdt werkdossiers bij;

·         stelt overzichten en managementinformatie op.

 

Financieel administratieve zaken

·         voert crediteuren- of debiteurenadministratie;

·         ondersteunt de krediet- en budgetbewaking;

·         legt periodieke verplichtingen en rechten in de termijnkalender vast;

·         assisteert bij het verzorgen van informatie aan de sectoren en het publiek;

·         voert kascontroles uit inclusief goederenbewegingen, waaronder rijbewijzen, paspoorten e.d.;

·         legt product- en prestatiegegevens vast;

·         assisteert bij liquiditeitsbeheer.

 

Financiële deeladministraties

·         controleert aangeleverde financiële stukken (opdrachtbrieven, facturen, e.d.) op volledigheid, juistheid en rechtmatigheid, codeert voor de verwerking in de boekhouding en laat zorgen voor een tijdige betaling;

·         verwerkt en muteert financiële gegevens in het geautomatiseerde systeem;

 

 

·         registreert alle boekingsbescheiden of journaalposten naar kostenplaats en -soort volgens het voorgeschreven coderingssysteem;

·         maakt- volgens de geldende voorschriften en procedures- voortellingen van te verwerken betaalstukken, vergelijkt de stukken met gegevens in het crediteurenbestand en controleert deze op volledigheid en op overeenstemming met betaaldocumenten zoals bankafschriften, brengt zonodig mutaties aan in het bestand;

·         voert een debiteuren- en crediteurenadministratie en het vorderingenbeheer en controleert of de subsystemen administraties aansluiten met de grootboekadministratie;

·         controleert leges, consenten en inkomsten van afdeling of dienst;

·         stelt in overleg met het hoofd de maandverantwoording op;

·         zorgt voor een archivering van alle boekhoudkundige bescheiden;

·         doet op basis van praktijkervaringen voorstellen tot verbetering van de gehanteerde systematiek.

 

Ondersteuning personeelszaken

·         voert personeelsbeheerswerkzaamheden uit zoals inhuur en administratieve afhandeling van tijdelijk personeel, ondersteuning bij werving, selectie en opleidingen, studiefaciliteiten, afhandeling buitenlandse dienstreizen;

·         verzorgt de administratieve afhandeling van personele regelingen en/of MD-trajecten, het aangeven van kostenplaats, het opstellen van contracten;

·         beheert personeelsgegevens en stelt diverse overzichten samen (bijv. formatie-omvang, openstaande vacatures, ziekteverzuim, e.d.);

·         verstrekt informatie over personele aangelegenheden aan medewerkers.

 

Planning en beheer werkzaamheden

·         boekt ingekomen stukken in, draagt zorg voor tijdige afdoening, signaleert knelpunten en boeken afgehandelde stukken uit;

·         adviseert over toepassingsmogelijkheden van diverse officepakketten;

·         voert overleg met medewerkers over wensen en eisen inzake vormgeving van diverse media en publicaties;

·         ontwerpt op aanwijzing concept presentaties, rapportages, databases, e.d.;

·         administreert, registreert, verwerkt mutaties in het geautomatiseerde systeem;

·         controleert mutaties, lijsten, journaalposten, nota’s e.d. op juistheid en volledigheid;

·         maakt incidenteel handmatig (financiële) berekeningen;

·         draagt zorg voor betaalbaarstelling, uitbetalingen, inhoudingen, terugstortingen en afdrachten

·         levert administratieve en financiële gegevens, specificaties en overzichten aan en maakt selecties uit het systeem en verstrekt informatie aan personeel en klanten;

·         draagt zorg voor beheer van gegevens en archivering van stukken.

 

Promotiewerkzaamheden

·         draagt zorg voor de productie en distributie van onder meer promotiemateriaal, voorziet de media van informatie over evenementen en publiciteitsmateriaal;

·         draagt zorg voor promotieactiviteiten, bezoekt beurzen en verstrekt informatie;

·         levert een bijdrage aan de voorbereiding en uitvoering van evenementen en het operationeel houden van informatiecentra;

·         assisteert bij het monitoren van ontwikkelingen op het aandachtsgebied, stelt overzichten op en houdt een klachtenregister bij.

 

Assisteert op aanwijzing van het management bij de overige werkzaamheden binnen de afdeling/dienst en de sectie.

 

Kennis en vaardigheden

·         MBO werk- en denkniveau;

·         praktische kennis van de Nederlandse en Engelse taal;

·         kennis van secretariële en (financieel)administratieve werkzaamheden;

·         praktische kennis van personele aangelegenheden;

·         kennis van de werking van de telefooncentrale en de faxapparatuur en van de geldende procedures en regels;

·         kennis van de interne (financieel) administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften;

·         inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de afdeling of dienst en (in zoverre relevant) daarbuiten;

·         vaardigheid in het klantgericht te woord staan van bellers en bezoekers en het kunnen inschatten naar welke persoon of instantie al dan niet op een later tijdstip doorverbonden/verwezen dient te worden;

·         vaardigheid in het notuleren van vergaderingen en het omgaan met tekstverwerkingspakketten;

·         vaardigheid in het vormen van werkdossiers;

·         vaardigheid in het uitwerken van onvolledige concept-teksten;

·         vaardigheid in het verwerken van financiële gegevens.

 

Arbeidsvoorwaarden:

Het salaris horende bij deze functie is afhankelijk van uw opleiding en uw ervaring en ligt tussen minimaal Nafl. 2.137,00 en maximaal Nafl. 4.626,00

Indien woonachtig in het buitenland zullen de overtocht kosten conform vigerend beleid worden vergoed.

 

Contactinformatie:

U kunt uw sollicitatie digitaal sturen aan careers@sintmaartengov.org met vermelding van de functienaam in het onderwerp.

 

 

Sluitingsdatum: 10 augustus 2012